Quality Progress: Jak dobře psát

Dobře napsat dokument, dopis, memorandum, e-mail nebo zprávu vám umožní přidat hodnotu svému podniku, a také vám to může pomoci rychleji postupovat ve své kariéře.

ZÁKLADNÍ JAZYKOVÉ TECHNIKY

Jedním ze způsobů jak efektivně psát je pochopit následující základní jazykové techniky. Čím víc je budete používat, tím efektivnější bude váš písemný projev a čtenáři budou s to snáze ho pochopit.

Přístup "vy"

Je důležité, abyste ve svém písemném projevu "hovořili" přímo ke čtenáři, tj. abyste uplatňovali přístup "vy", ať už implicitně nebo explicitně. Čtenář pak věnuje vašemu sdělení větší pozornost. Také to komunikuje respekt k němu a empatii pro jeho přístup. Měl byste se rovněž snažit zaměřit se na čtenářovy zájmy, přání a preference. Jestliže vaše sdělení zdůrazňuje "já" nebo "my", vypadá to, že vás čtenář nezajímá.

Samozřejmě v některých momentech není přístup "vy" na místě. Zpravidla ho nepoužijete v negativních situacích, když třeba podáváte špatnou zprávu nebo opravujete chybu, aby to nevypadalo, že čtenáře obviňujete.

Pamatujte také na to, že některé společnosti nemají rády slova "já" a "vy" ve formálních dokumentech. Jestliže vaše společnost preferuje formálnější, odtažitější styl, omezte své užití "vy" na neformální dokumenty jako dopisy či memoranda.

Pozitivní a nezaujatý tón

Sdělování negativních informací se nemůžete vyhnout. Ve většině takových situací je ale vhodné udržet pozitivní tón sdělení tím, že použijete pozitivní slova namísto negativních. Použijete-li pozitivní tón, je méně pravděpodobné, že si čtenáře znepřátelíte nebo ho urazíte.

Pozitivní tón můžete navodit tím, že se vyhnete negativním slovům nebo výrazům s negativním obsahem a zaměříte se na to, co čtenář může udělat, nikoliv na to, co udělat nemůže.

Vedle pozitivního tónu vůči svým čtenářům je také dobré snažit se udržovat nezaujatý tón. To znamená, že byste měli používat slova, která neobsahují předsudky pokud jde o kulturu, pohlaví, rasu či etnickou příslušnost, věk či zdravotní stav čtenáře.

Aktivní versus pasivní vyjadřování

Používejte častěji aktivum než pasivum. V obchodních písemnostech by jen asi 10 až 15 % vět mělo být strukturováno pasivním způsobem. Proč se aktivu dává přednost před pasivem? Jeden důvod je ten, že čtenáři podvědomě věnují větší pozornost akci. Další důvod je, že věty psané aktivním způsobem jsou kratší a přímější, a proto se snáze interpretují.

Nicméně někdy je užití pasiva na místě. V některých případech, jako jsou formální dokumenty či výzkumné studie, se chcete zaměřit spíše na objekt než subjekt, který v dané souvislosti nemusí být vůbec explicitně uváděn.

Jasnost, přímost a stručnost

Měl byste se vyjadřovat jasně, přímo a stručně, aniž by vaše sdělení ztratilo svůj význam.

PIŠTE EFEKTIVNĚJI

Zde je několik úvah, které vám pomohou psát efektivněji.

Délka věty. Čtenář musí vaše věty snadno pochopit. Průměrná délka věty v dobrém písemném projevu je proto 14 až 20 slov. Některé věty mohou být delší, jiné kratší. Můžete zvolit kratší věty, když chcete zdůraznit informaci. Delší, složitější věty vám umožňují efektivněji kombinovat nebo sumarizovat jednotlivé body.

Stručné vyjadřování. Důležitým faktorem v dobrém písemném projevu je stručnost, tj. komunikovat informaci co nejméně slovy, aniž by se ztratil význam. Jedním ze způsobů, jak sdělení zestručnit, je odstranit tzv. vycpávková slova. To jsou ta, která lze vynechat beze ztráty významu. Zlepší se tím čtivost psaného produktu.

Paralelní konstrukce. Kdykoliv máte ve svém sdělení dva či více bodů, snažte se vyjádřit je v paralelní gramatické formě (jako prostý výčet). Vytváří to určitý rytmus, který čtenář podvědomě přebírá a tak lépe interpretuje sdělení.

Minimum slangu a žargonu. Na místě je opatrnost pokud jde o užívání speciálních technických či odborných termínů. Použijete-li je však s mírou, mohou zhodnotit vaše sdělení, protože implikují čtenáři, že se v dané oblasti vyznáte. Nicméně uvažte, zda všichni vaši čtenáři technickou terminologii pochopí. Speciální technický žargon by se měl užívat jen tehdy, když je to nezbytné. Máte-li pochybnost, zda jej čtenář pochopí, vysvětlete příslušný termín či zkratku při jejich prvním výskytu.

Přátelský tón. Téměř vždy budete chtít vyvolat v čtenáři pozitivní pocit. Jednou z cest jak toho dosáhnout je působit pozitivním a profesionálním dojmem. Jinou je zdvořilý a přátelský tón vašich sdělení. Váš přátelský tón ho povzbudí k pokračování v obchodním či profesním vztahu a proto je důležitým faktorem v písemném projevu.

Psát osobní dopisy je dalším způsobem jak udržet pozitivní postoj čtenáře, ať je to váš zákazník nebo kolega. Dvě nejčastější příležitosti, kdy toho lze využít, jsou blahopřání k dosažení významného úspěchu či ocenění přínosu dotyčného k vykonané práci.

PÍŠETE PRO ZAHRANIČNÍHO ČTENÁŘE?

Pracujete v globálním prostředí a často komunikujete s kolegy a zákazníky z různých kultur - ne pro všechny je rodným jazykem angličtina. Zde jsou některé úvahy, jak psát pro mezinárodní čtenáře, ať už jde o e-mail, dopis, zprávu, popis produktu, webové stránky, návrhy či instrukce.

Používejte jednoduchý slovník. Pracujte se základními slovy, která jsou srozumitelná čtenáři s průměrnou znalostí angličtiny. Méně častá slova nahraďte běžnějšími synonymy.

Vyhněte se případným nejasnostem. Užívejte aktivum, které je snáze pochopitelné než pasivum. Vyhněte se slangovým a idiomatickým výrazům, kterým by čtenář nemusel rozumět.

Dejte pozor na jednotky míry, peněz a času. Ne všichni měříme vzdálenost v kilometrech či metrech, prodáváme za dolary a nakupujeme tekuté produkty v litrech. Pro méně běžné jednotky proto musíte poskytnout přepočet.

Vyjádřete v jedné větě jen jednu myšlenku, a použijte jednoduchou strukturu věty. Dlouhé, složité věty mohou často sdělit, že vám samotnému není jasné, co vlastně chcete říct. Kratší věty demonstrují jasné myšlení a snadno předávají komplexní materiál jeho rozčleněním na informační jednotky, které lze jednoduše zpracovat.

Uvědomte si kulturní rozdíly. Dobrá interkulturní komunikace znamená, že jste s to efektivně si vyměňovat informace s lidmi z různých kultur. To znamená, že respektujete kulturní odlišnosti svých čtenářů.

Především vždy napište správně jméno a zemi adresáta. To může znamenat použití diakritických znamének, která se ve vašem jazyce běžně nepoužívají. V některých kulturách je důležité uvědomit si své postavení vůči čtenáři. Leckde je participativní styl řízení nežádoucí a autorita osoby vychází z jejího služebního statusu.

Také byste měli uvážit, jak k čtenáři přistoupíte. Například v mnoha asijských kulturách je důležité udržovat zdvořilý tón. Nejprve se vytvoří přátelský vztah na bázi důvěry, a pozornost obchodním otázkám je až druhořadá. To působí problémy některým kulturám, například americké, kde je důležité být přímý a věnovat se obchodu bez prodlení.

VÝSLEDKY EFEKTIVNÍHO PSANÍ

Autoři efektivních textů pomáhají svému podniku, aby byl produktivnější. Odstraňují z komunikačního procesu zbytečnosti nebo šum a tím umožňují čtenářům, aby strávili méně času nad pochopením psaného materiálu.

Podniky vědí, že čas jsou peníze. Bude-li vaše písemná komunikace efektivnější, stanete se pro svůj podnik cennějším, protože mu pomůžete být produktivnější.

Campanizzi, J.: The Write Stuff For Quality. Quality Progress, 10/2005, s. 45 - 51; zkráceno